Die kostenlose Einzelplatzversion von DokuWork^® ist und bleibt kostenfrei. Es gibt keine Einschränkungen im freigegebenen Leistungsumfang - insbesondere gibt es keine Begrenzung in der Anzahl von Datensätzen, die gespeichert werden können - und es gibt auch keine zeitliche Einschränkung.

Die kostenlose Einzelplatzversion entspricht eins zu eins den kostenpflichtigen Mehrbenutzerlizenzen. Lediglich die Installation und auch die Datenhaltung auf einem Netzlaufwerk ist nicht erlaubt. Und es gibt natürlich keinen kostenlosen Support.      

Updates auf neuere Versionen sind ohne Wartungsvertrag nicht zugelassen, auch nicht durch Neuinstallation mit anschließendem Datenimport ! Bitte nicht versuchen, es sind Sperren eingebaut, die das Programm anschließend unbrauchbar machen !

Mit Abschluss eines Pflege- und Wartungsvertrags für wenigstens ein Jahr (90 EUR) wird die künstliche Netzwerksperre dauerhaft aufgehoben (auch bei anschließender Vertragskündigung). Der Programmpfad und/oder der Datenpfad lassen sich dann getrennt oder auch gemeinsam auf ein Netzlaufwerk installieren. Es ist sogar möglich mit mehreren Benutzern zu arbeiten, allerdings immer nur mit einer gleichzeitigen Anmeldung (lizenziert ist immer die Anzahl der gleichzeitig angemeldeten Nutzer).

Weiterhin dürfen Wartungskunden alle Updates im Wartungszeitraum nutzen. 
 

DokuWork^® ist eine reine MS Access Anwendung. Die Datenhaltung erfolgt (im Standard) mit MS Access und auch das Programm selbst ist eine reine MS Access Datenbank im mdb Format. Das hat zur Folge, dass es kaum eine Software geben wird, mit einer größeren Zukunftssicherheit. Schließlich ist MS Access weltweit mehrere Millionen mal installiert und es gibt tausende von Anwendungen, die damit realisiert wurden.

Mittlerweile basiert unsere Software auf MS Access 2010 und die Benutzerführung verwendet bereits die neue Technik der Menübänder, mit der sich Hilfstexte und Erläuterungen an den maßgeblichen Stellen anzeigen lassen. Ein weiterer großer Vorteil, neben der sehr schnellen Entwicklungszeit, ist die sehr leichte Implementierbarkeit bestehender MS Access (Kunden) Anwendungen. D.h. zwei getrennte MS Access Lösungen lassen sich relativ einfach und unaufwändig in eine einzige Anwendung zusammenführen. 

Diese Technik ermöglicht (updatesicher) sehr einfach (= preiswert) spezielle Kundenanpassungen und/oder Sonder- bzw. Ergänzungsanwendungen. Die Quellcodefreigabe von DokuWork^® ist abhängig vom jeweiligen Kunden prinzipiell nach einer Prüfung möglich.

Was mit MS Access so alles geht ?

Unser Ansicht nach geht alles, was sich auch mit anderen Entwicklungswerkzeugen programmieren lässt, nur eben erheblich schneller. Mit MS Access ist zudem vieles machbar, was mit anderen Entwicklungssystemen nicht oder nur sehr aufwändig (=teuer) realisierbar ist.

Schauen Sie sich einfach unsere MS Access Anwendung näher an, dann bekommen Sie einen Eindruck davon, was so alles zu machen ist.      
 

DokuWork^® läuft in der aktuellen Version (2010) unter Windows XP 32/64 Bit, Vista 32/64 Bit und natürlich Windows 7 32/64 Bit. Dazu auf den gängigen Windows Server-Betriebssystemen mit 32/64 Bit. MS Access läuft (eingeschränkt) auf Apple Betriebssystemen. Es gibt von Microsoft jedoch keine Freigabe von MS Access für Linux Systeme. Linux Workstations lassen sich nur als Client auf ein Windows Terminalserversystem nutzen mit dort installiertem DokuWork. Die Datenhaltung (wahlweise Access basiert oder mit MySQL) ist auf Linux-Servern aber uneingeschränkt möglich.    

Stand heute ist es nicht möglich, unsere Anwendung mit MS Access 2010 zu betreiben (auch nicht mit der 2010 Runtime), wenn zeitgleich eine 64 Bit Installation eines MS Office 2010 Programms parallel installiert ist. Ursache dafür ist die (noch) fehlende Kompatibilität der 64 Bit Office Programme zu den für DokuWork zwingend notwendigen 32 Bit Elementen (sogar zu denen, die von Microsoft im MS Access Entwicklungssystem bereitgestellt werden). 

Abhilfe ist nur möglich, indem die bereits installierten 64 Bit Office Programme durch 32 Bit Office Programme ersetzt werden. Microsoft selbst empfiehlt aber ohnehin die Installation von 32 Bit Office 2010. Nur wenn Dateien zu verarbeiten sind, die größer als 2 GB sind, macht (Stand heute) der Einsatz der 64 Bit Office Version Sinn.

In den Fällen, wo der Einsatz eines 64 Bit MS Office 2010 zwingend notwendig ist, kann ersatzweise die 2007 er Runtime von MS Access verwendet werden. Der Einsatz der neuen Menübänder ist damit nicht möglich und die neuesten Servicepacks für die MS Access 2007 Runtime müssen aufgespielt sein.     
 

Im Standard werden zwei MS Access Daten-Datenbanken verwendet ("DOWdat02.mdb" und "DOWphone.mdb"). Sowohl die Datenhaltung mit MS Access Datenbanken als auch die mit dem MS SQL Server teilt eine gemeinsame Schwäche. Die sog. "Memofelder" - also die Felder in denen der Volltext eines Dokuments oder einer E-Mail gespeichert wird - lassen sich nicht für eine Volltextsuche indexieren. Beim Microsoft SQL Server zumindest nicht ohne erheblichen Aufwand. Ab etwa 50.000 - 100.000 Datensätzen wird die Volltextsuche auf diesen Systemen deshalb langsam, d.h. die Auslieferung der Ergebnisdatensätze auf der Basis eines Suchfilters dauert etwa 15 - 60 Sekunden (je nach verfügbarer Rechnerleistung).  

Unter MySQL gibt es diese Schwäche nicht, dort dauert die Auslieferung selbst bei etwa 1 Mio. Datensätze über die Suche im Volltext nur 3 - 15 Sekunden!

Nach unseren eigenen Erfahrungen gibt es auf einem lokalen System keinen wahrnehmbaren Performance-Unterschied zwischen einer MS Access Datenhaltung und einer Datenhaltung mit dem MS SQL Server. MySQL ist hingegen auch auf einem lokalen System in der Praxis um etwa 20 % schneller.

Grundsätzlich lässt sich für die DokuWork^® Datenhaltung jedes beliebige relationale Datenbanksystem nutzen, das über ODBC Treiber verfügt. Wir selbst empfehlen für die Nutzung von bis zu drei gleichzeitigen Benutzern die Verwendung von MS Access. Bei größeren Umgebungen oder wenn auf kleinen Umgebungen die deutlich höhere Performance der Volltextsuche gewünscht wird, ist MySQL 5.1 die beste Wahl. Auf 64 Bit Betriebssystemen die 64 Bit Version, sonst die mit 32 Bit.     
 

Sofern ein Kunde im Rahmen des Pflege- und Wartungsvertrags seine eigene Lizenzdatei bekommen hat, ist die (auch nachträgliche) Trennung des Datenbestands vom Programm jederzeit möglich. Im Programmverzeichnis -meist "C:\Programme\DokuWork" - verbleiben die Programmbestandteile. Alle Datenbestandteile und die Vorlagen werden auf ein anderes Verzeichnis verschoben. Das kann auf dem lokalen System sein (z.B. "C:\Daten\DokuWork") oder auch auf einem Netzlaufwerk (z.B. "Y:\Daten\DokuWork").

Grundsätzlich müssen alle Rechner immer den gleichen Pfad zur Datenhaltung aufweisen. Andernfalls gibt es Störungen an den Stellen mit einer festen Pfadzuweisung. Ein Serienbrief beispielsweise speichert den Pfad zur Datenquelle innerhalb des Dokuments ab. Ist der Pfad auf einem anderen Rechner nicht verfügbar, lässt sich der auf einem anderen Rechner erstellte Serienbrief nicht so ohne weiteres nutzen.

Deshalb sollte man auch später die Pfade nicht mehr ohne Not ändern.

DokuWork^® selbst speichert die Pfadzuweisungen bis hin zum Standort der Datenbank ("DOWdat02.mdb") relativ ab, erst danach dann absolut. Der Bestandteil "Y:\Daten\DokuWork" wäre also relativ, alle Unterverzeichnisse dann absolut (z.B. "Dokumente", "Dokument-Vorlagen" usw.). Theoretisch lässt sich der Laufwerkspfad später jederzeit noch ändern, z.B. auf "Z:\NeuerPfad". Dokumentinterne Verknüpfungen (Serienbriefe) gehen dabei verloren.

Bestandteile, die bei Trennung von Programm und Daten ins Datenverzeichnis zu verschieben sind (nur falls vorhanden) :

Verzeichnis "DatenSicherung"
Verzeichnis "Dokument-Anlagen"
Verzeichnis "Dokumente"
Verzeichnis "Export"
Verzeichnis "Handbuch"
Verzeichnis "Icons"
Verzeichnis "Telefon-Buch"

Datei "DOWdat02.mdb" 
Datei "DOWphone.mdb" 
Datei "plz_97.mdb" 

Vorher sollten Sie unbedingt eine Datensicherung des gesamten DokuWork-Verzeichnisses vornehmen !
 

Eine der größten Schwächen unserer Software ist die momentan noch sehr dürftige Dokumentation. Es gibt zwar ein Handbuch, das ist aber vollkommen veraltet (Stand 2007). Auch die zahlreichen Videos zeigen nicht mehr den aktuellen Programmstand.

Geschuldet ist das der rasanten Fortentwicklung unserer Anwendung und teilweise natürlich auch den zwischenzeitlichen Neuerungen und Erweiterungen in MS Access selbst. Und es macht unserer Ansicht nach mehr Sinn, die verfügbaren Resourcen momentan noch in die Programmentwicklung zu stecken und nicht in ständig zu erweiternde Programmdokumentationen.   

Vermutlich in etwa zwei Jahren, also Ende 2012 wird der von uns angestrebte Leistungsumfang von DokuWork^® wohl vollständig erreicht sein. Bis dahin ist auch die umfassende Dokumentation und erneuerte Programmbeschreibung geplant und die Bereitstellung eines Anwender-Forums.

Einen groben Überblick der jeweils aktuellen Neuerungen zwischen den Versionen kann man zwischenzeitlich der Startseite unserer Website entnehmen. Die meisten Funktionen erschließen sich durch einfaches ausprobieren. Für komplexere Dinge, wie z.B. die Datensatzverteilung oder die Telefonanbindung, gibt es eigene Kurzbeschreibungen.

Wartungskunden erhalten zudem eine umfassende Programmeinweisung und E-Mail Support.