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Eines vorweg, ein papierloses Büro wird es auf absehbare Zeit nicht
geben, auch wenn das theoretisch ginge. Zu tief verwurzelt ist der
Glaube an das Papier und an Ordnerregistraturen in den (physikalisch
vorhandenen) Aktenschränken.
DokuWork® bietet aber alle Voraussetzungen, um die tägliche
Papierflut vollständig einzudämmen und alle Informationen in einem
einzigen (elektronischen) System abzulegen. Dass eine CD mit darauf
gespeicherten Dokumenten viel leichter irgendwo als Kopie aufbewahrt
werden kann, als das bei echtem Papier der Fall ist, versteht sich von
selbst.
Ausgangsdokumente (Postausgang) :
Die Ausgangsdokumente zu verwalten ist üblicherweise kein Problem,
auch wenn gerne noch ein "Kontrollausdruck" in die Akte
geheftet wird. Das ist auch kein Wunder, denn mit dem derzeit am
Weltmarkt führenden Dokumenten-Miss-Management-System (DMMS), dem
Windows-Explorer hat man nur einen stark eingeschränkten Zugriff
auf die gespeicherten Informationen. Spätestens ab 1.000 Dokumenten
oder 50 verschiedenen Projekten wird es unübersichtlich.
Da geht ein Griff in
den Papier-Ordner oftmals schneller.
Echte Dokumenten-Management-Systeme (DMS), wie
DokuWork®, weisen jedem Dokument mindestens ein Projekt und
mindestens einen Kontakt zu, so dass sich jedes Dokument
innerhalb kürzester Zeit wieder auffinden lässt. Selbst 5.000.000
Dokumente stellen für diese Systeme keine Hürde dar. Die große Anzahl
verteilt sich ja auf tausende von Projekten und / oder Kontakten über
die eine Auswahlanzeige eingeschränkt werden kann. Dazu gibt es dann
noch unzählige Such- und / oder Filterkriterien, z.B.
Dokument-Kategorie, Dokument-Betreff, Datum, Sachbearbeiter,
Schlagwörter usw.).
Der größte Vorteil bei der Verwaltung von Ausgangsdokumenten
ist der Umstand, dass sie direkt im DMS erstellt werden können.
Es spielt dabei keine Rolle, ob die Dokumente anschließend gedruckt
und per Post verschickt oder elektronisch versendet werden.
Eingangsdokumente (Posteingang) :
Anders als im Postausgang, lassen sich Eingangsdokumente gleich
welcher Art (Postbriefe, E-Mails, Telefaxe usw.) nicht direkt im DMS
erstellen, sondern nur importieren. Es stellt sich also die
entscheidende Frage : wie lassen sich Eingangsdokumente rationell
ins System hineinbringen ? Ohne vorher ein Vermögen für Hardware
auszugeben.
E-Mail :
DokuWork® besitzt einen eigenen E-Mail Client, mit dem sich E-Mails
direkt ins DMS einlesen lassen. Zusätzlich können Mails aus MS Outlook
im- und exportiert werden.
Telefax : Wahlweise kann man Telefaxe direkt in den Rechner
einlesen und anschließend zuweisen (z.B. FritzCard oder geeignetes
Faxgerät mit Rechneranbindung) oder man empfängt sie erst mit einem
Faxgerät und scannt die Dokumente dann ein (umständlich und
aufwändig).
Dokumente auf Papier : Da gibt es nur einen Weg, Scanner.
An dieser Stelle fragt sich jeder : lohnt sich der Aufwand ?
Uneingeschränkt lässt sich diese Frage mit ja beantworten. Falls Sie
es nicht glauben, dann lesen Sie den folgenden Erfahrungsbericht über
das Kombigerät Brother MFC-7820N. Was das Gerät zum Preis von
rund 350 EUR nicht kann : Kaffe kochen und die Spülmaschine
ausräumen (Stand Februar 2006).
Je Papier-Dokument, das ins System importiert wird sind etwa 1-2
Minuten zu veranschlagen. Etwa 15 - 60 Sekunden benötigt man für den
Scan und die Übertragung an den Rechner, weitere 15 - 60 Sekunden für
die Übernahme ins DMS. Je mehr Dokumente zeitgleich zu importieren
sind, umso schneller läuft der Vorgang ab. 10 Dokumente täglich
bedeuten etwa 15 Minuten Aufwand für einen Mitarbeiter. Dafür hat dann
jeder Sachbearbeiter einen sofortigen Zugriff auf das importierte
Dokument und nie wieder muss in einer Akte ein Schriftstück gesucht
werden.
Als Speicherbedarf je Seite ist etwa 0,25 MB zu veranschlagen (150 dpi
bei Graustufen). D.h. je 1.000 Dokumente mit einer Seite werden etwa
250 MB (=0,25 GB) Speicherplatz belegt. In Zeiten, in denen man eine
160 GB Platte für 80 EUR bekommt ist das bedeutungslos. Auf eine
einzige DVD mit 4,7 GB für 50 Cent passen etwa 18.800 Seiten.
Mein Erfahrungsbericht mit der eierlegenden
Wollmilchsau : (direkt
zu den Leistungsmerkmalen)
Bis vor kurzem war ich selbst zu bequem, die externen (Papier)
Dokumente ins System zu holen. Der damit verbundene Aufwand war mir zu
hoch bzw. die notwendige Hardware für die Rationalisierung
(Hochleistungsscanner mit Spezialsoftware) war mir viel zu teuer. Mein
erster Einzugscanner produzierte mehr Papierstaus als sonst ein Gerät
das ich kenne, steht zudem unter dem Schreibtisch (Flachbett geeignet)
und hat eine Aufwärmzeit von mindestens einer Minute. An die
regelmäßigen Systemabstürze und Neustarts möchte ich gar nicht mehr
denken. Das Gerät (ca. 2001 gekauft und sündhaft teuer) war der erste
(gescheiterte) Versuch eines rationellen Dokumentimports.
Nachdem Ende 2005 der Vertrieb von DokuWork® begonnen hatte, konnte ich
nicht mehr umhin, mich mit der Import-Thematik ernsthaft auseinander
zu setzen. Es kann ja nicht angehen, dass ich unseren Kunden etwas als
wirklich sinnvoll näher bringen will, was ich selbst nicht nutze.
Nach Gesprächen mit verschiedenen Anbietern von (richtig) großen DMS
und Scanner-Lösungen war ich nicht nur gedanklich schon soweit, einen
Hochleistungs-Einzugscanner mit Hochleistungs-Einlese- und
Anpassungssoftware zu erwerben. Mit Sonderpreis und als Sonderaktion
(wegen DokuWork) sollte das ganze nicht mehr als 600 EUR zzgl. MwSt
kosten. Nachdem ich bestellt hatte, lag der Preis dann urplötzlich bei
800 EUR.
Die Anbieter dieser Lösungen verstanden sich allesamt als Experten für
Dokumenten-Management-Systeme und HighTech Scannerlösungen. Jeder
einzelne, der von mir befragten Fachleute, riet mir dringend von einem
Kombigerät ab. Tenor : So ein Schrott würde nicht unterstützt und
schon gar nicht supportet. Das ist auch kein Wunder, haben diese
Anbieter doch ausschließlich Unternehmen im Blick, die am Tag
mindestens 100 Dokumente einscannen müssen (wenn nicht gar 100 in der
Minute oder 10.000 in der Stunde).
Kleinunternehmen wie die SK ImmoSoft GmbH sind für diese Anbieter
vollkommen uninteressant. Die haben ja höchstens 100 Dokumente in der
Woche zu erfassen. Genau das ist aber die Zielgruppe von
DokuWork®. Ein großer Teil unserer Kunden hat höchstens 25 Briefe
am Tag zu erfassen. Also habe ich mich umgesehen, was es sonst so
alles an Scannern gibt und vor allem an Scan-Software.
Die wichtigste Anforderung an das Scan-System war für mich, dass
mehrere Seiten eines Dokuments automatisch zusammen in einer Datei
abgelegt werden können und nicht jede einzelne Seite nach dem Scan
erst umständlich zusammen gefasst werden muss. Weiterhin sollte der
Scanner für alle (insgesamt 3 Arbeitsplätze) zugänglich sein und nicht
an einen einzigen Rechner gebunden. Ein brauchbarer Stapeleinzug
sollte vorhanden sein und das Gerät sollte beim Scannen nicht
einschlafen.
Glücklicherweise ging vor ein paar Tagen mein betagter Kopierer über
den Jordan und das Faxgerät druckt seit einigen Wochen schwarze
Streifen an den Rändern. Dazu lag passender Weise ein Prospekt eines
großen Büroanbieters im Postkasten. Eines der Angebote : Ein Laser
Multifunktionsgerät für schlappe 329 EUR. Also hin und das Gerät
gleich mitgenommen. Nach meiner Erfahrung mit dem Gerät gibt es dazu
keine Alternative, es sei denn, ein Hochleistungs-Scanner ist bereits
vorhanden.
Üblicherweise sieht die Geräteausstattung im Büro folgendermaßen
aus :
- Kopierer ist vorhanden A 4 bis A 3, gelegentlich ohne
Vorlageneinzug, oft aber auch als Hochleistungskopierer
- Laserfax ist vorhanden (ohne Rechneranbindungsmöglichkeit,
gelegentlich zusätzlich FritzCard für Faxfunktionen)
- Laserdrucker Schwarz-weiß, gelegentlich Farblaser ist vorhanden, oft
auch als Netzwerkdrucker
- Einzugscanner fehlt, manchmal gibt es einen Flachbettscanner
Wenn Ihre Ausstattung so oder so ähnlich aussieht, dann kaufen Sie
sich das Kombigerät, natürlich nur zusammen mit
DokuWork®. Besser können Sie Ihr Geld nicht anlegen. Mit dem Gerät
können Sie jederzeit mit nur drei Tastenanschlägen Dokumente vom Gerät
aus vollautomatisch als TIFF-Datei in ein vorgegebenes
Rechnerverzeichnis übertragen. Telefaxe drucken Sie künftig nicht mehr
aus, sondern das Gerät überträgt sie direkt nach Empfang automatisch
in ein vorgegebenes Rechnerverzeichnis. Alles wird vom Gerät aus
gesteuert und nicht vom PC !
Leistungsmerkmale des Brother MFC 7820N :
- SW Kopierer A 4 mit Vorlageeinzug (ca. 20 - 25 Seiten) oder
Flachbett
- SW Netzwerk-Laserdrucker 1200 dpi
- Telefaxversand wahlweise vom Gerät aus oder von den Rechnern als
Modemersatz
- Telefaxempfang mit etwa 400 Seiten Speicher und automatischer
Weiterleitung in ein beliebiges PC-Verzeichnis
- Flachbettscanner A 4 Farbe
- Dokumentenscanner mit Vorlageneinzug und direkter Übertragung an ein
vorgegebenes PC-Verzeichnis
Und jetzt viel Spaß im papierarmen Büro,
Stephan Kraft, Pfungstadt
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