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Online-Handbuch

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DokuWork@Web

DokuWork^© ist eine umfangreiche Software, die die Funktionen eines Kundenbeziehungs- und Dokumentmanagement-Programms vereint. Mit seiner Hilfe lassen sich alle kunden- oder projektspezifischen Informationen zentral einsehen und bearbeiten. Zu diesem Zweck verfügt das Programm über Outlook-ähnliche Funktionen für die Verwaltung von E-Mails, Terminen, Aufgaben und Adressen. Darüber hinaus ist es mit Modulen für das Management von Projekten und Dokumenten ausgestattet.

Die integrierte Telefonanbindung ermöglicht das automatisierte Wählen von Telefonnummern, die Erkennung von Anrufern und die Protokollierung der Gespräche.  

Projektformular

Kontaktformular

Kurzbeschreibung Leistungsumfang :

• Kontaktverwaltung mit automatischer Serienbrieffunktion, Liefer- und Postanschrift, Ansprechpartnern, PLZ-Datenbank und Telefonbuch-Datenbestand von Deutschland (optional). Unbegrenzt freie Eingabe von benutzerspezifischen Feldern, wie z.B. Umsatzzahlen, Budget, Lieferbedingungen oder Rabattstufen.
   
• Aufgaben- und Terminplanung mit Kalenderansicht und zahlreichen Druckansichten, z.B. Tag, Woche, Monat.
   
• Gruppenkalender zur gleichzeitigen Ansicht mehrerer Benutzer und Planung von Gruppenterminen.
   
• E-Mail Client mit automatischem Mailabruf für frei definierbare Konten, wahlweise bei Programmstart und / oder nach einstellbarem Zeitintervall. E-Mail Versand mit automatischer ZIP-Komprimierung der Dateianhänge. Alle Mails werden extern zusammen mit den Anhängen als eml-Datei gespeichert. Alle E-Mails der verschiedenen Benutzer werden zentral verwaltet (E-Mail Server). Mit integrierter E-Mail Verteilung an den jeweils zuständigen Benutzer.
  
  Die Überwachung des Maileingangs ist auch ohne aktive DokuWork-Instanz möglich, Mailadressen und Betreff lassen sich einer Black- and Whitelist zuweisen.
   
• Telefonanbindung für aus- und eingehende Anrufe mit Anrufererkennung und Protokollierung der Gespräche. Um die Anrufererkennung für alle angeschlossenen Arbeitsplätze nutzen zu können, genügt eine einzige ISDN Karte oder ein TAPI fähiges Telefon/Telefonanlage. Öffnen eines erkannten Kontakts und Rückruf direkt aus der Anrufüberwachung heraus. Verarbeitet auch SIP (Internet-Telefonie). 
   
• Callcenter-Funktionalität mit angebundenem Telefonbuch-Datenbestand (ca. 31. Mio. Kontakte, davon etwa 6 Mio. mit Brancheninformation). Anrufe lassen sich direkt aus dem Telefonbuch heraus führen und automatisch protokollieren. Vereinbarte Termine trägt der Agent sofort zum passenden Sachbearbeiter in den Kalender ein. Umfangreiche Statistikfunktionen zur Leistungsüberwachung der Telefon-Agenten. Nicht benötigte Programmteile lassen sich ausblenden (geringer Lernaufwand für die Telefonagenten). Externe Datenbestände lassen sich an den Telefonbuchdatenbestand anfügen (bitte verfügbare Schnittstellen anfragen).  
   
• Dokumenten-Management-System mit Dokument-Vorschau und Massen-Import. Output Management mit vollautomatischer Übergabe des Kontakts, Sachbearbeiter, Betreff, Datum und zahlreichen weiteren definierbaren Feldern an MS Word oder OpenOffice. Mit automatischer Generierung von PDF-Dokumenten.
   
• Projektverwaltung mit zwei Gruppenstufen und zusätzlichen Projektvorgängen. Wechselseitige Verknüpfung von Kontakten zu Projekten, auch als Verteilerliste zur Auswahl für Serienbriefe oder Serien-E-Mails. Unbegrenzt freie Eingabe von benutzerspezifischen Feldern, wie z.B. Umsatzzahlen, Budget oder Rabattstufen.
   
• Aktenzeichen Zuweisung als Ergänzung zu Projekt- und Kontaktzuweisung. 
   
• Online Routenplaner mit automatischer Übergabe von Start- und Zieladresse aus Kontakt, Projekt und Telefonbuch heraus. Karten- und Satellitendarstellung. Die Nutzung der Karten ist im Rahmen der Nutzungsbedingungen für internen Gebrauch lizenzgebührenfrei.
   
• Alle Datensätze sind in die automatische Wiedervorlage eingebunden (z.B. Anruf , E-Mail, Dokument, Kontakt oder Projekt). Für Notizen, Aufgaben und Termine gibt es eine zusätzliche Alarmfunktion mit einstellbarem Intervall und (abschaltbarem) optischen und akustischem Signal.
   

• Benutzerverwaltung mit Zuweisung von Einzelrechten und volle Skalierbarkeit aller Funktionen und / oder Menüeinträge zur Anpassung spezifischer Benutzereinstellungen bzw. Benutzermenüs.
   

• MS Outlook - Anbindung mit Im- und Export von Termin, Aufgabe, Kontakt und E-Mail. Auf Wunsch können die Datensätze direkt nach der Bearbeitung automatisch in Outlook aktualisiert bzw. angelegt werden (direkte Outlook-Anbindung).
   
• Im- und Exportassistent zum Datenabgleich mit beliebigen Fremdprogrammen und zur Synchronisation mobiler DokuWork-Arbeitsplätze (Server + Laptop). 
   
• Integration in Fremdsoftware durch COM Interface (ActiveX).
   
• Wahlweise Datenhaltung mit MS Access oder Microsoft SQL Server.
   
• Im Rahmen von speziellen Sonderaktionen ist eine kostenlose Einzelplatz-Version verfügbar, ohne jegliche Einschränkung in Funktion oder Laufzeit.
  
  Diese kostenlose Version des Programms ist nicht netzwerkfähig und lässt sich nur auf lokalen Laufwerken installieren.

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