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... zuerst ein Rückblick ...:
Im Jahr 2006 wurde DokuWork®
erstmals auf einem Kundensystem installiert.
Seit Beginn der
Messungsaufzeichnung vom Mai 2007 wurde die Software bis heute
insgesamt mehr als 30.000 mal aus unserem Download-Bereich geladen
(Updates nicht mitgerechnet). Die Tendenz ist steigend. Im
Heise Portal, das für uns als Indikator für die Marktstellung
unserer Software dient, liegen wir im Bereich "Dokumentenmanagement"
und bei den "Kaufmännischen Programmen" durchgängig unter den
ersten drei der am häufigsten nachgefragten Software-Systeme.
Darüber hinaus wurden wir wir bereits prämiert und werden am Markt
auch wahrgenommen.
Mit der vor wenigen
Tagen vorgestellten Version 1.068 ist nun eine Produktreife
erreicht, die der unserer größeren und vor allem "älteren" Mitbewerber
entspricht. Nahezu alle Kinderkrankheiten und "Wehwehchen" sind
spätestens seit dem Einsatz der neueren MS Access 2007 Runtime
ausgeräumt. Ein Teil der früheren Störungen oder Fehlfunktionen waren
auf Mängel und/oder auf Einschränkungen des verwendeten
Entwicklungssystems (MS Access 2003) zurückzuführen.
Was aber nicht heißen
soll, dass MS Access nicht ein ideales Entwicklungssystem wäre.
In Anbetracht der extrem kurzen Software-Entwicklungszeiten, die mit
diesem Produkt möglich sind, gibt es dazu aus unserer Sicht keine
ernsthafte Alternative. Mit jedem Versionssprung von MS Access steht
zudem ein frischeres, dem Zeitgeist entsprechendes "Outfit" bereit und
es gibt etliche neue Funktionen, für die der Entwickler keinen Finger
krümmen muss.
Als Beispiel dafür gilt etwa die neue geniale Filterfunktion in den
Spaltenköpfen der Tabellenansichten.
MS Access als Entwicklungssystem
bietet zudem eine Zukunftssicherheit, die es sonst nirgendwo gibt.
Ursprünglich wurde die Entwicklung unserer Software im Jahr 2004 noch
unter MS Access 97 begonnen. Danach folgte das Upsizing
auf die Version 2003 und jetzt auf die Version 2007. MS
Access 2010 steht praktisch schon vor der Tür, wieder mit
umfassenden Verbesserungen. All das kommt unserem System
automatisch mit zugute. Dabei betrug der Aufwand für das Upsizing eines
Versionssprungs in der Vergangenheit gerade einmal 30 - 40
Entwicklerstunden für das gesamte Produkt.
Mit jeder neueren
Access Version ist sichergestellt, dass DokuWork®
auch auf den aktuellen Microsoft
Betriebs-Systemen läuft (mittlerweile unter Windows 7). In wenigen Jahren
werden die mit MS Access entwickelten Anwendungen unabhängig vom
Betriebssystem auch im Browser
lauffähig sein (Webanwendung).
So etwas gibt es bei keinem anderen Entwicklungssystem in
vergleichbarer Weise.
... hier jetzt der Ausblick bis
Mitte / Ende 2010 ...:
Neben allerlei "Kleinigkeiten" und "Unwichtigem" fehlen
dem heutigen Produkt (Stand 1.068) aus unserer Sicht nur noch drei
sehr wichtige Dinge :
1.) Vollautomatische Synchronisation mit einem Exchange-Server
(und auch für lokale Outlook Systeme)
Das beinhaltet den komfortablen, automatisierten Abgleich von E-Mails,
Kontakten, Terminen und Aufgaben. Auch die externe Anbindung von mobilen
Endgeräten (Palm, Smartphones, Blackberry o.ä.) lässt sich realisieren, indem Outlook/Exchange als zentrale Schnittstelle für
alle Seiten dient. Der E-Mail Versand und Abruf soll (optional) ohne den DokuWork eigenen Mail-Client und statt dessen mit Outlook möglich
sein. Im Zuge dieses Umbaus sollen auch Serientermine mit eingebaut
werden.
2.) Datensatzverteilung (Workflow)
Jeder Datensatztyp (Kontakt, Projekt, Termin, Aufgabe, Anruf, Notiz,
E-Mail und Dokument) soll mit Aktionen, Zuständigkeiten und Fristen
"verteilt" und überwacht werden können. In der ersten Ausbaustufe
dieses Prozessmanagementes lassen sich einzelne Aktionen "linear"
zuweisen und sie werden im bereits bestehenden Wiedervorlagesystem mit
überwacht.
Beispiel Bauprotokoll :
Vor Ort findet findet eine Baubesprechung zwischen dem Architekten,
den Fachplanern und den Handwerkern statt. Der Architekt erstellt das
Ergebnisprotokoll der Baubesprechung und legt es im
Dokumenten-Management als Dokument ab.
Diesem (Dokument) Datensatz werden jetzt (lineare) Aktionen
zugewiesen, die anschließend zu erledigen und zu überwachen sind :
1. Aktion : Protokoll an alle Beteiligten versenden
- zuständig Sekretärin, fällig heute, Überwachung Architekt
2. Aktion : Fachplaner Heizung muss Mängelrüge an Handwerker zustellen
- zuständig Fachplaner, fällig morgen, Überwachung Architekt
3. Aktion : Handwerker muss Mangel abstellen
- zuständig Handwerker, fällig nächste Woche, Überwachung
Architekt
4. Aktion : Auftraggeber muss Kenntnis über den gesamten Vorgang
erhalten
- zuständig Sekretärin, fällig nach Erledigung Punkt 1-3,
Überwachung Architekt
Auch E-Mails und der tägliche Posteingang (gescannt) lassen sich so verteilen und
anschließend überwachen.
3.) Benutzerspezifische Datenbankfelder (Kontakt und Projekt)
Mit dem (optionalen) Einbau von kundenspezifischen Registern im
Kontakt- und Projektformular lassen sich spezielle Anforderungen nach
individuellen Informationen zu einem Kontakt oder Projekt erfüllen.
Der Anwender kann selbst festlegen, welche Zusatzfelder er benötigt.
In der aktuellen Beta (Freigabe in Version 1.069) ist es schon
möglich, im Kontakt- und im Projektformular die Felder "Priorität",
"Aufwand", "Reise-KM" und "Status" selbst umzubenennen. Im
Projektformular lassen sich dann auch die Felder "Straße", "Plz. und
Ort" umbenennen. Es ist zudem möglich, einzelne nicht benötigte
Felder auszublenden.
... und was noch folgen soll
...:
Dokumentation und Schulungsvideos :
Eine der größten derzeitigen Einschränkungen von DokuWork®
ist die unzureichende Dokumentation.
Einfache Funktionen, wie z.B. einen Brief zu erstellen, eine Mail
abzurufen oder zu versenden sind intuitiv und einfach zu verstehen.
Komplexere Vorgänge, wie z.B. Import-Assistent, Serienmail- und Serienbrief oder der Batch-Import
für Scan-Dokumente oder aber auch die Anpassung der
Vorlage-Dokumente und E-Mail Signaturen sind nur für EDV Spezialisten
auch ohne umfassende Beschreibung zu erfassen. Wenig bis gar nicht bekannt sind
oftmals die zahllosen "versteckten" Funktionen, die das Leben im
täglichen Gebrauch stark vereinfachen. Z.B. Kontextmenüs,
Volltextsuchen, Filterfunktionen, Drag & Drop aus der Vorschau in
einen Datensatz, Übergabe eines Kontakts aus dem Telefonbuch usw..
Wegen der laufenden
Programmverbesserung und Erweiterung in den letzten beiden Jahren war
es praktisch unmöglich, die Dokumentationen parallel laufend aktuell
zu halten. Wir sind der Ansicht, dass die verfügbaren Kapazitäten
besser in der Weiterentwicklung und Produktverbesserung aufgehoben
waren. Zumal viele Anwender ein Handbuch gar nicht lesen wollen. Etwa
Mitte bis Ende des nächsten Jahres, nach Abschluss der drei noch
wichtigeren Programmerweiterungen (s.o.) ist trotzdem die Erstellung
eines umfassenden Handbuchs geplant. Danach sollen für alle komplexen
Funktionen kurze Schulungsvideos produziert werden.
Zumindest Bis dahin führen wir noch verstärkt Individualschulungen
durch, die wir mit nur 60 EUR je Stunde (netto) sehr günstig
für den Kunden berechnen. Im Rahmen dieser Fernwartungs-Sitzungen
schulen wir individuell direkt auf dem Kundensystem und genau auf den
jeweiligen Bedarf des Kunden. Die Schulung kann stundenweise gebucht werden (min. 1 h).
Customizing :
Unter diesem Begriff bieten wir künftig Individualanpassungen unseres
Produkts an. D.h. wir erstellen Erweiterungen, Änderungen oder
Anpassungen unserer Software entsprechend einer speziellen
Kundenanforderung. Die "Einbauten" werden teilweise in externen
Datenbanken entwickelt und bei jedem Update der Hauptanwendung (automatisiert) eingelesen oder aber in der Hauptanwendung voll
integriert und über die Lizenznummer aktiviert.
Auch hier kommt zum Kundenvorteil zum Tragen, dass unter MS Access
extrem schnelle Entwicklungen möglich sind.
I.d.R. erstellen wir erst eine Kostenschätzung, ggf. mit "oberer
Deckelung", nachdem wir eine Beschreibung des gewünschten
Leistungsumfangs vom Kunden erhalten haben. Bei diesen Entwicklungen
berechnen wir ebenfalls sehr günstige 60 EUR je Stunde.
Natürlich ist es auch möglich, beim Kunden bereits bestehende Access
Anwendungen einfach mit in unser System zu integrieren.
Anbindung Fakturierung bzw. ERP System :
Irgendwann im nächsten Jahr werden wir
uns festlegen, welches ERP oder Fakturierungssystem DokuWork®
im Standard anbinden und unterstützen wird. Angestrebt wird die
Kooperation mit einem Anbieter, der über ein leistungsfähiges Produkt
verfügt, mit dem sich auch ein größerer Industriebetrieb leiten lässt.
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